Sistem Informasi Manajemen: Januari 2016

Kamis, 21 Januari 2016

SOAL DAN JAWABAN SEPUTAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. Sebutkan dan jelaskan 4 tahap dalam DSS !

Jawab :

Proses pengambilan keputusan meliputi 4 tahapan yaitu :

A. Tahap Intelligence

Dalam tahap ini pengambil keputusan mempelajari kenyataan yang sering terjadi sehingga dapat mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah yang sedang terjadi, biasanya dilakukan analisis berurutan dari system ke subsistem pembentuknya. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen Pernyataan Masalah.

B. Tahap Design

Dalam tahap ini pengambil keputusan menemukan, mengembangkan dan menganalisa semua pemecahan yang mungkin yaitu melalui pembuatan model yang bisa mewakili kondisi nyata masalah. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen Alternatif Solusi.

C. Tahap Choice

Dalam tahap ini pengambil keputusan memilih salah satu alternatif pemecahan yang dibuat pada tahap design yang dipandang sebagai aksi yan paling tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen solusi dan rencana implementasi.

D. Tahap Implementation

Dalam tahap ini pengambil keputusan menjalankan rangkaian aksi pemecahan yang dipilih ditahap choice. Implementasi yang sukses ditandai dengan terjawabnya masalah yang dihadapi, sementara kegagalan ditandai dengan tetap adanya masalah yang sedang dicoba untuk diatasi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa laporan Pelaksanaan Solusi dan Hasilnya.

2. Apa tujuan dari DSS ?

Jawab :

Menurut Sutedjo (2003) dengan mengacu pada pendapat Peter G.W. Keen dan Scott Morton, terdapat tiga tujuan utama yang harus dicapai dengan adanya DSS di perusahaan, yaitu:

a. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur yang merupakan tempat sebagian besar masalah berada.

b. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. Dimana komputer dapat ditetapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggungjawab atas bagian yang tak terstruktur – menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis.

c. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan daripada efisiensinya, dimana manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk memperhalus solusi sehingga mencapai optimum, tetapi ketelitian yang meningkat serta manfaat utama untuk keputusan terbaik senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan.

Tujuan utama dari DSS bukanlah mempersingkat waktu pengambilan keputusan, tetapi agar keputusan yang dihasilkan dapat lebih baik.

3. Apa kelebihan dan kekurangan dari SIM ?

Jawab :

Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu terdiri dari:

a. Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

b. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah system reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

c. Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Kelemahan Sistem Informasi Manajemen

Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada, karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih diuntungkan. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.

4. Sebutkan dan jelaskan komponen SIM !

Jawab :

Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua, yaitu Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fungsional dan Sistem Informasi Manajemen secara fisik.

a. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional

Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

Sistem Administrasi dan Operasional : Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.

Sistem Pelaporan Manajemen : Sistem ini merupaka sistem yang memiliki fungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan laporan yang bersifat periodik kepada para pengambil keputusan,sehingga para pengambil keputusan memiliki bahan-bahan atau informasi-informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan dengan benar.

Sistem Database : Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.

Sistem Pencarian : Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

Manajemen Data : Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data :

- Data Akurat

- Up to Date (Mutakhir)

- Aman

- Tersedia bagi pemakai (user)

b. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik : Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi :

- Perangkat keras:

Perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi. Hardware memiliki komponen pokok yaitu :

· Input

· Pemrosesan (CPU)

· Penyimpanan

· Output

- Perangkat lunak

Software atau Perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik. Software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah

- DataBase

Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.

- Prosedur pengoperasian

Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dlm bentuk fisik seperti buku panduan & instruksi.

- Personalia pengoperasian

· Operator

· Programmer

· Analisa sistem

· Personalia penyiapan data

· Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

5. Sebutkan komponen tekhnologi secara garis besar !

Jawab :

Ø Perangkat Keras (Hardware)

Ø Perangkat Lunak (Software)

Ø Orang (Brainware)

6. Sebut dan jelaskan karakteristik SIM !

Jawab :

a. Elemen Sistem (elements)

Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem, suatu sistem betapapun kecilnya selalu mengandung elemen-elemen.

Dengan kata lain Elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi, contoh : pada sistem komputer adalah tombol pada keyboard.
b. Batas Sistem (boundary).

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungn lainnya. Batas sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

Batasan sistem, lingkungan yang membatasi sistem berupa :

- Personel

- Peraturan-peraturan

- Peralatan

- Biaya-biaya, dsb
c. Mempunyai Lingkungan Luar Sistem (Envirounments)

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem.

Contoh : pada sistem komputer, sistem listrik adalah lingkungan luar.
d. Penghubung Sistem (intervace)

Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung.

Contoh : kabel pada sistem komputer.
e. Masukkan Sistem (input)

Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input

Energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.

Signal input

Energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

Contoh : data pada sistem komputer.
f. Keluaran Sistem (out put)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah meliputi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Contoh: pada sistem computer, informasi keluaran yang berguna ; panas tak berguna.

Output, bagian sistem yang berfungsi mengeluarkan informasi (tujuan akhir sistem) berupa

- formulir

- laporan

- tampilan grafik, dsb

- umpan balik, dapat berupa perbaikan, dsb
g. Pengolah Sistem (process)

Perubah masukkan menjadi keluaran.

Transformasi (Proses), bagian sistem yang memproses input data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima.

- pengurutan

- penggabungan

- pencarian

- klasifikasi, dsb

Contoh : Pada sistem komputer merubah data menjadi informasi.
h. Sasaran atau Tujuan sistem (obyektive/goal)

Sistem bisnis yang tepat tujuan (goal), sistem akuntansi atau subsistem yang lebih kecil maka istilah sasaran (obyektive) lebih tepat.

Tujuan sistem, dapat berupa :

- Tujuan ekonomi

- Tujuan manusiawi

- Tujuan sosial, dsb

7. Jelaskan system deterministic dan probabilistic !

Jawab :

a. Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer.

b. Sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

8. Jelaskan system tertutup dan system terbuka !

Jawab :

a. Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi.

b. Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang.

9. Sebutkan SIM yang mengandung elemen-elemen fisik !

Jawab :

· Perangkat keras computer

· Perangkat lunak : Perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, program aplikasi.

· Database : data yang tersimpan dalam media penyimpanan computer.

· Prosedur dan Petugas Pengoperasian

10. Sebutkan aplikasi SIM yang Anda ketahui dan kegunaannya untuk apa

Jawab :

- Sistem informasi akuntansi (accounting information systems) : menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

- Sistem informasi akademik (academic information systems) : menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan tinggi.

- Sistem informasi pemasaran (marketing information systems) : menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

- Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems) : menginformasikan jumlah persediaan yang terdapat di gudang.

- Sistem informasi personalia (personal information systems) : menginformasikan data mengenai seluruh karyawan perusahaan secara detil, termasuk masalah penggajian, masa kerja, dsb.

- Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems) : sumber informasi bagi analis dalam memutuskan akan member kredit atau tidak. Dengan adanya credit analysis information systems, analis kredit bisa mengetahui track record calon peminjam.

Sumber :

- http://arienolin.blogspot.co.id/2012/11/kelebihan-dan-kekurangan-sistem.html

- http://fairuzelsaid.com/konsep-sistem-informasi-manajemen-sim/

- http://hocuspocus23.blogspot.co.id/2014/11/komponen-komponen-sistem-informasi.html

- https://jakasuwita.wordpress.com/dss-decision-support-system/

- https://yulieee.wordpress.com/2009/11/01/karakteristik-sistem-informasi/

Kamis, 07 Januari 2016

Sistem Informasi Manajemen: PPT DATABASE HRIS

Sistem Informasi Manajemen: PPT DATABASE HRIS: https://docs.google.com/presentation/d/1CRbm8WBW4-hM9dRMAjU9VIiU71TlSmmriKkS-yux20M/edit?usp=sharing

Makalah Database HRIS

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DATABASE HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM

( DATABASE HRIS )

NAMA : EKA ROSIANA

NIM : ( 11140267 )

DOSEN : Septia Lutfi, S.Kom, M.Kom

S-1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

STIE BANK BPD JATENG

Jalan Pemuda No. 4a, Semarang Tengah, Jawa Tengah

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Tuhan YME atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga saya mampu menyelesaikan penyusunan makalah ini tanpa suatu halangan apapun. Kemudian saya berharap, makalah tentang “ Database Human Resource Information System ( Database HRIS ) ” ini mampu menjadi referensi saudara untuk lebih memahami dan memperaktekan hal tersebut dalam kehidupan sehari-hari.

Saya sebagai penyusun sadar, masih terdapat kelemahan dalam penyusunan isi makalah ini. Saya berharap kritik dan saran saudara sekalian supaya kedepannya saya dapat lebih baik dalam penyusunan makalah selanjutnya.

Saya kira hanya itu yang dapat kami sampaikan, atas kekurangan dan ketidaknyamananya saya mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Semarang, 07 Januari 2016

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Bagi beberapa orang, informasi adalah sesuatu yang mereka tidak ketahui sebelumnya atau miliki dan dapat digunakan dalam solusi untuk memecahkan satu permasalahan. Data sering dapat menjadi dasar yang lebih yang mengacu pada angka-angka, orang atau sesuatu. Ketika database ini mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya manusia, kita menamainya sistem informasi sumber daya manusia.

Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri, karena manusialah yang mengoperasikan dan menggerakkan atau juga merencanakan hal – hal mengenai arah tujuan dari sebuah organisasi dan atau perusahaan.

Manajemen Sumber Daya Manusia ( MSDM ) didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata-mata menjadi sumber daya bisnis yang bisa diperlakukan sesuka hati demi mencapai target tanpa memiliki peri kemanusiaan. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja.

Menurut (Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU, 2007) sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang terintregasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia.

Oleh karena itu, dari definisi di atas terlihat bahwa Sistem Informasi Sumber Daya Manusia penting dan dibutuhkan, sehingga dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi diperlukan system informasi mengenai sumber daya manusia yang berada di dalam perusahaan atau organisasi tersebut dimana informasi dan data mengenai sumber daya manusia tersebut tersimpan dalam sebuah database.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Database HRIS ?

2. Apa tujuan, kegunaan dan karakteristik dari HRIS ?

3. Bagaimana evolusi HRIS dan statusnya masa kini ?

4. Bagaimana model HRIS ?

5. Apa output dari HRIS ?

6. Bagaimana pengelolaan HRIS pada perusahaan ?

C. Tujuan Penulisan

1. Mengetahui pengertian HRIS dan yang dimaksud dengan Database HRIS.

2. Mengetahui tujuan, kegunaan dan karakteristik dari HRIS.

3. Mengetahui evolusi HRIS dan statusnya masa kini.

4. Mengetahui model HRIS.

5. Mengetahui output dari HRIS.

6. Mengetahui pengelolaan HRIS pada perusahaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian HRIS dan Database HRIS

a. HRIS

Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.

Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Pada perusahaan terdapat satu divisi yang mengurus sumber daya manusia yaitu Divisi SDM. Workgroup Information Systems ialah suatu bentuk sistem yang dalam menjalankan fungsinya terdiri dari beberapa orang yaitu berupa sekelompok tim kecil yang saling berkolaborasi dalam proyek atau aplikasi yang sama, memiliki aturan yang mengatur fungsi grup dan anggotanya serta standarisasi peran untuk setiap anggota dalam organisasi tersebut, Workgroup Information Systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja. Dalam divisi SDM, terdapat beberapa workgroup yang bertugas untuk meningkatkan kemampuan dan produktivitas personalia guna menunjang kelancaran suatu produk. Workgroup tersebut akan mengatur dan mengembangkan kemampuan sikap mental SDM yang memiliki potensi serta motivasi yang kuat untuk berprestasi dalam bidangnya di suatu usaha produk.

Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS).

Sistem konseptual yang membantu manajer perusahaan mengelola sumberdaya personel adalah HRIS (Human Resource Information System). Menurut Sedarmayanti, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Selanjutnya istilah HRMS (Human Resource Management System) semakin populer. Beberapa perusahaan tidak memiliki HRIS berbasis komputer, tapi perusahaan yang memiliki HRIS biasanya menempatkannya dalam SDM. Di beberapa perusahaan, HRIS adalah bagian dari suatu unit lain seperti IS atau akuntansi. Di dalam SDM, HRIS biasanya mempuat pelaporan kepada direktur SDM. Personel dalam HRIS meliputi para manajer dan segala jenis spesialis informasi. Sejumlah penelitian dilakukan oleh Association of HRSP (Human Resource Systems Professionals), dan temuan penelitian tersebut memberikan pandangan mengenai status HRIS.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sedangkan Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry Simamora adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas- aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.

Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning(ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Sistem Informasi menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia. Misalnya, informasi gaji, ringkasan pajak, tunjangan-tunjangan, kinerja pegawai. Sering juga disebut dengan istilah :

– HRIS (Human Resource Information)

– HRMIS (Human Resource Management Information System)

– HRMS (Human Resource Management System)

Sistem Informasi berdasarkan dukungan yang tersedia

• Sistem Pemrosesan Transaksi (transaction processing system atau TPS)

• Sistem Informasi Manajemen (management information system atau MIS)

• Sistem Otomasi Perkantoran (office automation system atau OAS)

• Sistem Pendukung Keputusan (decission support system atau DSS)

• Sistem Informasi Eksekutif (executive information systematau EIS)

• Sistem Pendukung Kelompok (group support system atau GSS)

• Sistem Pendukung Cerdas (intelligent support system atau ISS)

b. Database HRIS

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Dimana kebanyakan data yang terdapat di dalam HRIS adalah mengenai data pegawai yang ada di dalam perusahaan. Sedangkan data non pegawai, merupakan data yang menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja, pemerintah, juga data perorangan seperti : pelamar, tanggungan, ahli waris, dan keluarga yang ditinggalkan.

Jadi, didalam database tersebut mengandung biodata, riwayat hidup dan cv dari pegawai yang mendaftar di perusahaan kita dan juga orang yang bekerja di perusahaan kita. Termasuk mengenai keluarganya, asal-usulnya, sehingga saat pegawai yang bersangkutan meninggal atau terjadi sesuatu padanya, pihak perusahaan dapat menghubungi ahli warisnya atau keluarganya.

B. Tujuan, Kegunaan dan Karakteristik HRIS

a. TUJUAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi, diantaranya adalah :

1. Meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik.

2. Agar lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

b. KEGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

c. KARAKTERISTIK

Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah :

1. Timely (tepat waktu)

2. Accurate (akurat)

3. Concise (ringkas)

4. Relevant (relevan)

5. Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

C. Evolusi HRIS dan Statusnya Masa Kini

a. Evolusi HRIS

Beberapa tahun belakangan ini, dua pengaruh berdampak besar pada HRIS. Pertama, peraturan pemerintah menyadarkan manajemen puncak perlunya sistem SDM konseptual yang baik. Kedua, komputer mikro memungkinkan unit SDM meiliki hardware dan software-nya sendiri –gambaran dari EUC. Kedua pengaruh ini telah meningkatkan HRIS pada tingkat manajemen strategis, dan telah memacu perpindahan aplikasi SDM dari IS ke SDM.

1. TAHAP AWAL

Sistem personalia pada awalnya menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.

2. PENGARUH PERATURAN PEMERINTAH

Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.

Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.

3. PENGARUH DARI KOMPUTER MIKRO

Saat komputer mikro muncul, sistem informasi SDM mulai dipasang dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.

b. Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini

Berdasarkan sumber sistem survey tahun 1990 – 1991 menyatakan bahwa di 242 (47,2%) perusahaan, eksekutif menilai HRIS seperti sistem fungsional lain. Ini merupakan situasi yang baik, dan di 29 perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tetapi, di 225 perusahaan HRIS dianggap kurang bernilai dibansingkan sistem lain.

Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan meningkat.

D. Model HRIS

Model SISDM/HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output. Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

2. Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

a) Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

b) Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

c) Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

d) Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

e) Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

f) Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

E. Output HRIS

Output HRIS paling sering berbentuk laporan periodik dan database queries, tetapi model matematika dan expert system (sistem pakar) dapat juga digunakan. Output dihasilkan oleh software pesanan atau siap pakai, dan software pesanan sering merupakan hasil kerjasama IS dan SDM.

Subsistem workforce management dan subsistem perekrutan menggambarkan penerapan yang tidak seimbang; aplikasi seperti pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan penelusuran pelamar telah digunakan di banyak perusahaan, sedangkan perencanaan dan pemodelan workforce management tampaknya diabaikan karena satu dan lain alasan.

Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2.Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3.Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4.Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Dari enam subsistem output, subsistem kompensasi paling luas diterapkan, yaitu sebesar 88% perusahaan HRSP melaporkan penggunaannya. Subsistem workforce management (manajemen angkatan kerja) paling sedikit digunakan, dengan 65% penggunaan. Subsistem pelaporan lingkungan dan subsistem benefit juga sering dipakai, dengan penggunaan 85% dan 84% penggunaan. Lebih separuh perusahaan HRSP melaporkan bahwa hampir semua aplikasi mereka terintegrasi.

F. Pengelolaan HRIS pada Perusahaan

HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar; dimulai dari : Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.

Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.

Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.

Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.

Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia.

Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini : Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized

Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

BAB III

PENUTUP

Simpulan

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan.

HRIS memiliki dua tujuan utama, kegunaan dan karakteristik yang telah penulis jelaskan di atas.

Evolusi HRIS terbagi ke dalam 3 hal yaitu tahap awal, pengaruh peraturan pemerintah, dan pengaruh dari komputer mikro.

Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu, Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja, Subsitem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsitem Tunjangan, Subsistem Benefit, dan Subsistem Pelapor Lingkungan.

Model SISDM/HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output. Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu, SIA (Sistem Informasi Akuntansi), Penelitian Sumber Daya Manusia, dan Intelijen SDM.

Daftar Pustaka

http://jwigie.blogspot.co.id/2010/12/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

http://dms-ayunk.blogspot.co.id/2011/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia_27.html

http://ekonomikomiko.blogspot.co.id/2014/05/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html